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2009年2月13日 星期五

社群網路的善與惡

近幾年很熱門的一類網站,就是所謂的社群網站。從一般性的MySpaceFacebook,到專業人士使用的LinkedIn,以及現在熱門的微網誌之翹楚 - Twitter,可以說幾乎每個人都聽過,甚至接觸過。網路技術的發達,將工作與私人生活的界線漸漸變得模糊,而這類社群網站正是最新的推手。所以,Facebook上不但有私人的朋友,也有工作上認識的夥伴。所以,在家時可以跟工作的夥伴聯絡感情,在公司的時候也可以順帶培養個人關係。

社群網站不只影響到個人,也影響到了企業本身。企業現在不但知道利用這些公開的社群網站進行業務(這裡的業務泛指所以商業上必須從事的行為)可以事半功倍,也知道可以將這些概念與工具導入企業內部,進一步提升執行業務的效率。在一份針對小型企業的研究報告中指出,超過一半(55%)的受訪者認為社群網站可以幫助他們業務的進行。除了小公司外,電腦界的龍頭 – Dell - 也宣稱他們去年透過 Twitter 取得了超過一百萬美元的收益。

社群功能看來是前途無量,而對企業來說,也是必須(或者說不得不)去擁抱的產物。但是,天底下沒有一件事情是絕對完美的,對社群網站來說也是。儘管好處這麼多,社群網站對企業也(或即將)產生了一定的程度的危害。首先就是現在已經有不少的攻擊是針對社群網站本身,所以上社群網站本身就具備了一定的危險性。另外一個就是現在社群網站很多都允許第三方的應用程式存取部分的使用者資訊,這些第三方開發的程式是否會利用這個管道從事惡意的行為,沒有人敢打包票。

除了前述的這些問題,社群網站對企業最重要的威脅更在於很容易成為重要資訊外洩的管道。事實上,很多通訊相關的工具(如聊天工具)都會成為資料外洩的管道。但是對社群網路而言,很多使用者會錯以為在上面輸入的資訊是”私密的”(尤其是對可以設定公開程度的資訊),也因此提供資訊時往往就不會多加思考。然而,所有放在網際網路上的資訊,不管當初系統的設計為何,基本上我們都應該假設這些資訊是會被公開的(不管是有意還是無意)。所以,任何不應該被公開的資訊都不應該被輸入於這樣的系統中。

為了避免這樣的問題產生,一個最直覺的做法,當然就是封鎖這類網站的使用。只不過,生命會自己找到它的出路,所以封鎖往往都不是一個最好的主意。更何況封鎖也代表將社群網站的好處也一併抹煞,說的嚴重點更像是鎖國政策。這個問題較佳的解決方案,當然還是得靠管理的手段,也就是說需要明確的使用規範再加上”特殊”的使用者教育訓練。例如公司可以規定哪些部門的人員可以使用哪些社群網站,哪些部門的人則不能使用。又使用的功能與時機為何,哪些資訊是可以放置於這些社群網站上。除了規範之外,透過適合的自動化工具的輔助則可以進一步讓規範得以有效落實。須切記的是這類工具絕對只是輔助的作用,因為就算做的再好,員工一旦離開了公司的範圍,這些機制可就沒甚麼著力的空間了。

企業面對社群網站的風潮,如何趨吉避凶,可得要好好斟酌斟酌。

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